Sztuczna inteligencja

 

Jednym z podstawowych warunków poczucia bezpieczeństwa człowieka jest wrażenie sprawowania choćby częściowej kontroli nad niektórymi aspektami swojej egzystencji. Im większe poczucie kontroli tym większy komfort. Im większy komfort tym większe poczucie bezpieczeństwa i mniejsze napięcie. Jest takie przysłowie, jak sobie pościelesz, tak się wyśpisz. To prawda. Im lepiej się zorganizujemy i przygotujemy tym mniej zostawiamy miejsca na zdarzenia losowe i chaos.

Jesteś event managerem. Wyobraź sobie że nagle znalazłeś się w kręgielni. Stoisz przy torze, na którym wkrótce partię ma rozegrać grupa twoich klientów. Twoim zadaniem jako event managera jest sumienne ułożenie kręgli zgodnie z życzeniem klienta. Klienci stoją daleko, nie widzą do końca miejsca gdzie będą stały kręgle. Przekrzykują się przekazując ci instrukcje, często sprzeczne. W końcu zaczyna ci się wydawać że rozumiesz czego klienci od ciebie oczekują i zabierasz się za układanie kręgli. Nie robisz tego jednak sam, ponieważ kręgli jest za dużo, a ty stoisz na torze obok. Masz do dyspozycji grupę pomocników. Każdy jest odpowiedzialny za ułożenie jednego z kręgli. To twoi podwykonawcy i pracownicy. W przeciwieństwie do swoich klientów dobrze widzisz miejsce gdzie kręgle mają być ustawione. Starasz się im wytłumaczyć dlaczego niektóre ustawienia mają większy a inne mniejszy sens. Z różnym skutkiem. W tym samym czasie musisz rozmawiać z każdym ze swoich dostawców oddzielnie i pilnować żeby ustawił swój kręgiel dokładnie tak jak życzy sobie tego klient. Oni też próbują ci wytłumaczyć że niektóre ustawienia mają większy a inne mniejszy sens. Z różnym skutkiem, ponieważ każdy z nich widzi tylko swój kręgiel, a ty masz szerszą perspektywę i widzisz ustawienie wszystkich kręgli. Próbujesz przekazać ich uwagi swoim klientom. Znów z różnym skutkiem. Nie bez wysiłku, ale w końcu widzisz że zarys ustawienia twoich kręgli zaczyna nabierać pożądanego przez klienta kształtu. Jesteś z siebie zadowolony, pozwalasz sobie na triumfalne zakomunikowanie tego klientowi. Może nawet na sprawienie sobie małej przyjemności. W końcu na to zasłużyłeś. Odwracasz się na torze w stronę klientów żeby im się pochwalić że wszystko gotowe na ich event, i nie pozostaje nic innego jak odrywać kolejne kartki z kalendarza. Z przerażeniem stwierdzasz że jeden z nich trzyma w ręku kulę, która za chwilę ląduje na torze tocząc się z dużą prędkością w stronę twoich kręgli i rozbija je przepięknym trafieniem. To nic, myślisz sobie. Ułożyliśmy raz, ułożymy i drugi. Znów zaczynasz próbować zrozumieć jakiego tym razem ustawienia oczekują twoi klienci i co było nie tak z poprzednim. Znów musisz spróbować to wytłumaczyć kilkunastu swoim pomocnikom, którzy znów muszą ułożyć swoje kręgle w odpowiednich miejscach. Zanim zdążysz skończyć, po torze leci już kolejna kula. Odwracasz się i widzisz że pozostali klienci stoją już ustawieni w kolejce ze swoimi kulami w dłoniach i przebierają nogami czekając na swoją kolej. Bierzesz głęboki oddech i  myślisz sobie, to nic. Ułożyliśmy dwa razy, ułożymy i trzeci. Czwarty zresztą też, tak samo jak każdy kolejny. Jesteś event managerem.

Rozsądek podpowiada, że im więcej czasu mamy na zorganizowanie jakiegoś wydarzenia tym lepiej. Więcej czasu to większy komfort. Nie trzeba się spieszyć, gonić podwykonawców o dodatkowe kosztorysy, rozrzucać jak karabin maszynowy kolejnych obowiązków na już przeciążonych pracowników i wyszukiwać rozwiązań dla spraw pozornie niemożliwych do wykonania na ostatnią chwilę. I nie sposób się z powyższym stwierdzeniem nie zgodzić. Natomiast organizacja wydarzenia z dużym wyprzedzeniem również może nastręczyć nie lada problemów. Tym razem natura problemu nie bierze się z faktu, że czasu jest za mało, ale z tego że jest go po prostu za dużo. Uzgodnione rozwiązania mają to do siebie że nie mają zbyt długiego terminu przydatności. Zawsze będzie pokusa ulepszania wszystkiego. Bardzo często ma się wtedy do czynienia z sytuacją ulepszania dobrego, co nie zawsze jest wyśmienitym pomysłem. Wtedy wydaje nam się że wszystko jest już załatwione i zaklepane, natomiast projekt wymaga ciągłej pracy, ponieważ klient z czasem zdaje sobie sprawę, że już nie jest zadowolony z rozwiązań które jeszcze do niedawna wydawały mu się świetne. Z problemem nadmiaru czasu nie musieliśmy się na pewno borykać z pewnym klientem incentive. Ale po kolei.

- W tych to dopiero będzie wyglądać do dupy – skwitowała krótko i treściwie zaglądająca mi przez ramię w monitor Fernanda. Zbliżały się okrągłe urodziny naszej szefowej i wyszliśmy z oddolną inicjatywą składki na drobny upominek od zespołu. Wybór padł na akcesoria do biegania. Większą część ekranu zajmowało zdjęcie fioletowych butów do biegania znanej marki. Odwróciłem się zrezygnowany i rozłożyłem ręce w geście bezradności. Moja sąsiadka z biurka obok kazała mi się odsunąć od komputera i sama zaczęła przeglądać oferty. Wysoka brunetka z Brazylii, w przeszłości pływaczka. Dołączyła do zespołu niedawno, ale szybko się w nim odnalazła. Bardzo bezpośrednią osobowość podkreślały jej tatuaże. W zasadzie zgodnie z firmowymi dyrektywami tatuaże pracowników nie powinny być widoczne kiedy ci mają kontakt z klientami. W przypadku Fernandy oznaczało to długie spodnie, bluzy z długim rękawem i z golfem. Tak na dobrą sprawę gdyby się uprzeć powinna również nosić rękawiczki, ponieważ tusz tatuażysty nie oszczędził także jej dłoni. Na ekranie zaczęły się pojawiać buty w różowych, choć nieco bardziej stonowanych kombinacjach kolorystycznych. Tego dnia zamykałem projekt, dlatego wymyślanie pomysłów na prezent dla szefowej stanowiło kuszący przerywnik, pozwalający na wytchnienie od tabelek arkuszy kalkulacyjnych. Przerywnik który zostaje dość szybko przerwany.

- Możesz do nas na chwilę dołączyć? – odwracam się słysząc głos Wilmy. Mogę. Wilma jest moim bezpośrednim przełożonym i wyższą instancją usiłującą pomagać w tych momentach, w których jakiś problem staje się szczególnie dokuczliwy lub bardzo trudny do rozwiązania. Dla zespołu jest niczym Święty Juda Tadeusz, patron spraw beznadziejnych. Prowadzi mnie do salki konferencyjnej. Światło jest wygaszone a na ekranie dobiega końca emisja filmiku promocyjnego z dużego eventu, który organizował nasz zespół. Starając się nie zwracać zbytniej uwagi swoją obecnością zajmuję miejsce obok Yun, a obok mnie z drugiej strony siada Wilma. Mam chwilę na ogarnięcie wzrokiem reszty pokoju. Po drugiej stronie siedzi dwójka mężczyzn i młoda dziewczyna. Jeden nieco starszy od drugiego, siwy w czarnym podkoszulku. Na pierwszy rzut oka oceniam że wygląda na zaradną i rozgarniętą osobę, chociaż pierwsze wrażenie wydaje się być mylne. Przechwytuje mój wzrok. Uśmiecham się lekko, na co odpowiada skinieniem głowy. Drugi mężczyzna, ten młodszy, jest bardzo zadbany. Ale nie za bardzo. Wygląda na dobrze urodzonego, sądząc po ubraniach raczej majętnego. Ma urodę amanta i dosyć szarmanckie usposobienie. U szczytu stołu siedzi Jeveen, czarnoskóra Brytyjka będąca numerem dwa w naszym biurze i obserwuje reakcje naszych gości. Zajmuje się pozyskiwaniem nowych klientów i wydaje się że właśnie ten proces mam okazję obserwować. Patrzę na Yun, moją chińską koleżankę z zespołu operacyjnego. Jest bardzo doświadczonym i szanowanym członkiem zespołu, i choć od dawna nie mieszka w Państwie Środka to czasem przy dłuższej współpracy na wierzch wychodzą różnice kulturowe. Jest skupiona na swoim telefonie, więc odwracam wzrok do Wilmy. Wilma urodziła i wychowała się w Bombaju i domyślam się że właśnie temu zawdzięcza swoją życiową zaradność. Jest bardzo kordialna ale i dość bezceremonialna i bezpośrednia. Dość szybko skraca dystans. I choć w swojej działce jest bezkonkurencyjna, to wiele osób wypomina jej że mogłaby popracować nad swoimi zdolnościami komunikacyjnymi. Pracujemy razem od dawna i mimo tego że bardzo często jak to bywa podczas sytuacji granicznych podczas pracy przy projekcie dochodzi między nami do konfliktów to jednak nasze stosunki naznaczone są wzajemnym szacunkiem i sympatią. Filmik dobiega końca a Jeveen tłumaczy naszym gościom jakie usługi podczas eventu świadczyliśmy dla klienta z nagrania. Nadal nie mam pojęcia o co chodzi w tym spotkaniu, ani dlaczego się na nim znajduję. Pewnie zaraz się dowiem. Takie sytuacje nie należą zresztą do rzadkości. Mam określone zadania w zespole, natomiast ze względu na wszechstronność i umiejętność szybkiej adaptacji dość często wykorzystywany jestem jako masa hydrauliczna, która ma za zadanie znaleźć i szczelnie wypełnić wszelkie luki w projekcie. Na razie siedzę i lekko kiwam ze zrozumieniem głową, mimo że nic nie rozumiem. Jeveen omawia z szarmanckim mężczyzną warunki kontraktowe. Płatność, terminy, klauzule. Tyle że to są potencjalni klienci wywnioskowałem już wcześniej. Ponieważ warunki naszych kontraktów znam niemal na pamięć, ponieważ sporządzam je dziesiątkami, nieco się wyłączam. Zauważyłem że starszy mężczyzna również specjalnie nie uważa tylko coś notuje. Nagle z zamyślenia wyrywa mnie moje imię wypowiedziane przez Jeveen. Zdaje się jest w trakcie prezentacji zespołu projektu. Domyślam się że musi to być dość złożona sprawa, ponieważ do prostego projektu nie potrzeba więcej niż jednej osoby jako lead event manager. W tym wypadku jest nas z Yun dwójka, co wskazuje na to że mamy do czynienia z problematycznym projektem. Po chwili jednak orientuje się że w skład zespołu poza mną i Yun będzie również wchodzić Wilma. Zespół złożony z trzech event managerów. Robi się ciekawie. Teraz wiem że sprawa jest poważna, natomiast jeszcze nie rozumiem dlaczego. Następnie po laudacji naszych niezwykłych umiejętności i omówieniu naszego bogatego doświadczenia Jeveen przedstawia naszych gości. Młodszy, ten szarmancki, nazywa się Hadi. Z pochodzenia jest w połowie Brytyjczykiem i w połowie Libańczykiem. Mogę się domyślać, że sposób bycia bon vivanta determinują w nim geny libańskie. Dość żywiołowo reaguje na wszelką obecność płci przeciwnej w swoim bezpośrednim otoczeniu. Werbalizuje swój entuzjazm w temacie współpracy z Yun. Swoją radość usprawiedliwia tym, że kiedyś miał chińską dziewczynę i była super. Sądząc po minie jaką robi Yun, nie jest to wyśmienity początek współpracy. Drugi z mężczyzn nazywa się Tom, a młoda blondynka o imieniu Amanda siedząca obok niego okazuje się jego asystentką. Tom jest Amerykaninem prowadzącym agencję eventową i wypowiada się, w przeciwieństwie do Hadiego, jak osoba która zna się na rzeczy. Hadi poza opowieściami o swoich egzotycznych podbojach miłosnych, skupia się na podkreślaniu swoich znajomości z wysoko postawionymi osobami w Abu Dhabi, Dubaju i któż tam może wiedzieć gdzie jeszcze. Po jakimś czasie, kiedy sprawy formalne zostają już omówione żegnamy się z Hadim i Jeveen, a w pokoju zostajemy jedynie z Tomem i Amandą. Klientem jest firma z rynku IT z Pakistanu, zajmująca się sztuczną inteligencją. Projekt dotyczy grupy incentive liczącej pięćset osób. Nie jest to wprawdzie mała grupa, natomiast nasz zespół ma doświadczenie w obsłudze grup liczących powyżej tysiąca, kilku lub nawet kilkunastu tysięcy osób. Dlatego sama liczba uczestników nie robi na nas wrażenia. Duże wrażenie robi natomiast na mnie data. Event ma się odbyć za dwa tygodnie od dnia dzisiejszego. Dla każdego zgromadzonego w pokoju to tempo jest rekordowe. Jeżeli Jeveen się zgodzi przyjąć to zlecenie, po raz kolejny zweryfikujemy hasło „nie ma rzeczy niemożliwych”. Sprawa przedstawia się następująco. Firma była przekonana że sama poradzi sobie z organizacją tego eventu. Jako że jest to pierwszy event w historii firmy, nie mieli doświadczonego personelu który mógłby się tym zająć. Udało im się zarezerwować hotel i loty i sprawa została uznana za załatwioną. Dopiero na dwa tygodnie przed dzisiejszym spotkaniem ktoś zadał nieśmiało pytanie o to co się dzieje na miejscu kiedy już ci ludzie wylądują. Wtedy na właściciela i kierownictwo firmy padło przerażenie. Niedługo ponad pięćset osób przyleci do Dubaju i nie bardzo będzie wiadomo co z nimi począć. Postanowiono zatrudnić specjalistę od eventów żeby wszystko ogarnął. Zadanie to zostało powierzono znajdującemu się na miejscu Hadiemu. Ten zasięgnął języka i z polecenia znalazł Toma, którego natychmiast ściągnął ze Stanów Zjednoczonych. Jednak biorąc pod uwagę złożony program i ilość uczestników Tom uczciwie stwierdził że nie da rady zrealizować tego programu w tak krótkim czasie i potrzebuje bezwzględnego wsparcia na miejscu. Właśnie wtedy rozpoczęło się szukanie partnera gotowego podjąć wyzwanie. Kolejne agencje odpadały ze względu na brak doświadczenia w realizacji wydarzeń na tą skalę przy tak krótkim czasie do realizacji. I tak drogą eliminacji doszliśmy do salki konferencyjnej, w której Tom i Amanda przedstawiają nam założenia projektu. Brak potwierdzonych rezerwacji przy dwóch tygodniach do realizacji przy grupie liczącej pół tysiąca uczestników stanowi wyzwanie. Jednak organizacja zasobów i odpowiedniego planu logistycznego okaże się w tym wypadku krytyczna. Hadi postanowił się popisać swoimi znajomościami i obiecał właścicielowi firmy dość malowniczą lokalizację dla jednej z kolacji. The World Islands to jeden z najbardziej rozpoznawalnych mega projektów złotej ery Dubaju. Zlokalizowany w pewnej odległości od linii brzegowej archipelag setek sztucznych wysp, tworzących z lotu ptaka mapę świata, elektryzował opinię publiczną od dawna. Wydrukował się w świadomości na tyle, że z oczywistych względów organizacja w tym miejscu wydarzenia firmowego wydawała się być łakomym kąskiem. Jedną z nielicznych w owym czasie zagospodarowanych komercyjnie była wyspa Lebanon, ulokowana gdzieś na „Bliskim Wschodzie” w okolicach Libanu na usypanym w piasku „archipelagu świata”. Nietuzinkowość tego miejsca determinuje również jego niedostępność, przez co staje się jeszcze bardziej elitarne. Można się tam dostać jedynie łodzią lub helikopterem. No właśnie. Helikopterem bądź łodzią. Wygląda na to, że za dwa tygodnie organizujemy tam kolację dla pięciuset osób a ktoś do tej pory wysilił swoją wyobraźnię ograniczając wizualizację wydarzenia tylko do momentu kiedy goście bawią się na prywatnej wyspie w najlepsze. Niestety nikt nie zadał sobie pytania w jaki sposób mają się tam dostać. Kiedy poruszamy tę kwestię Tom marszczy brwi. Przyznaje że to jest pięta Achillesowa tego projektu i jego największe ryzyko. Na tym etapie ryzyko które bardzo łatwo może się zmaterializować. Tom przyznaje, że potrzebujemy logistycznego cudu żeby to się udało w tak krótkim czasie. Tym razem ja marszczę brwi i drapię się po skroni. Odwracam się w stronę Wilmy żeby sprawdzić jej reakcję. Kiedy spotykam jej wzrok obydwoje przez chwilę siedzimy w milczeniu. Po chwili Wilma uśmiecha się nieznacznie i kładzie mi dłoń na ramieniu i mocno ją zaciska. Odwraca się do Toma, wciąż nie zdejmując dłoni z mojego ramienia. Już rozumiem komu przypadnie przyjemność rozwiązania tej drobnej niedogodności. Wilma spokojnym głosem oznajmia: w takim razie dobrze się składa, że wzięliśmy ze sobą mistrza logistyki.

Wśród najbardziej zaprawionych w boju członków naszego zespołu, każdy event manager jest na tyle wszechstronny, że poradzi sobie lepiej lub gorzej z każdym zadaniem. Jednak każdy ma jakąś specjalizację, jakiś talent, który czyni go najlepszym w którejś z nich. Moim jest logistyka. Talent odkryłem w sobie, jak to często bywa, całkiem przypadkiem kilka lat wcześniej. Przez kilka sezonów miałem przyjemność zawiadywać logistyką transportową operacji portowych, organizowaną w portach Zjednoczonych Emiratów Arabskich dla największych statków wycieczkowych. Tysiące ludzi wylewających się tłumną masą z pokładu, należy odpowiednio upakować w dziesiątkach autokarów, minivanów, jeepów i samochodów osobowych w jak najkrótszym czasie. Aby zapanować nad tłumem i taką ilością pojazdów i personelu, należy przyswoić sobie umiejętność planowania harmonogramów pracy, opanować układanie dokładnych rozpisek pojazdów oraz ich tras, przyswoić zasady ergonomii i zachowania tłumu jak również organizacji i sterowania przepływem dużej ilości ludzi. Nie zapomnę swojego pierwszego dnia w porcie, kiedy nie bardzo wiedząc czego mogę się spodziewać prawie wyszedłem z siebie i stanąłem obok ze stresu. Z pokładu statku wylało się kilka tysięcy przekrzykujących się osób. Wszyscy napierali na moje stanowisko a ja próbowałem spełniać ich oczekiwania jak najlepiej. Kiedy pojawiły się pierwsze nieprzewidziane okoliczności, opóźnienia, źle ponumerowane, podstawione w innej kolejności lub po prostu doznające awarii autokary miałem ochotę zapaść się pod ziemię. Kiedy wydawało się że gorzej już być nie może, zaczęły się problemy z personelem. Wszyscy kierowcy chcieli mieć przerwę na obiad w tym samym momencie, i zaczęli się wygrażać, że jak nie wracają na stanowisko dopóki nie zjedzą. Dodatkowo przewodnicy, którzy mieli obsługiwać wycieczki autokarowe notorycznie się spóźniali lub dostawali sprzeczne czy wręcz niepoprawne informacje na temat swoich zadań, przez co powstawały niepotrzebne opóźnienia i co najgorsze frustracja wśród klientów. Doświadczenie pierwszego dnia można opisać jako traumatyczne.  Miałem ochotę zrezygnować. Nie zrezygnowałem. Zamiast tego skupiłem całą swoją energię na wypracowanie bardziej efektywnego systemu opartego na skrupulatnym planowaniu, żelaznej dyscyplinie, transparentnych i wyczerpujących instrukcjach oraz harmonogramach, a przede wszystkim na ergonomii i wizualizacji fazy operacyjnej. Pracowałem nad usprawnianiem procesów przy czym aby tego dokonać chłonąłem wiedzę jak gąbka. Po kilku tygodniach efekt końcowy przeszedł najśmielsze oczekiwania. W porcie panował porządek i wszystko działało jak w szwajcarskim zegarku. O każdym pojeździe wjeżdżającym do portu wiedziałem wszystko. Ile może zabrać na pokład osób, ile sztuk bagażu, jaki ma promień skrętu i ograniczenia strukturalne. Znałem każdego kierowcę z imienia, i wiedziałem kogo mogę zostawić samemu sobie a komu muszę przykręcić śrubę z dyscypliną. Poprzez uważną obserwację zachowania tłumu udało się zoptymalizować zarządzanie kolejkami, sposób w jaki pojazdy powinny być zaparkowane, wcześnie identyfikować punkty krytyczne w których mogą tworzyć się wąskie gardła, a nawet ustalić to od której strony należy do pojazdów wprowadzać pasażerów. Wszystko przy zachowaniu norm bezpieczeństwa i komfortu klientów. Tak właśnie zaczęła się moja przygoda z logistyką, która miała się zakończyć obronieniem doktoratu z zarządzania chaosem. Z wystraszonego tłumem przytłoczonego koordynatora, któremu klienci i pracownicy wchodzą na głowę stałem się pewnym siebie zahartowanym generałem dowodzącym portem.

Doświadczenie zaprocentowało kiedy jedna z koleżanek napotkała problem podczas organizacji kolacji na pustyni dla Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego IATA. Goście zostali w ostatniej chwili przeniesieni do innego hotelu. Nowo otwarty hotel Conrad skusił organizatorów niskimi stawkami promocyjnymi, dzięki czemu goście mogli się cieszyć pachnącym nowością, lepszym i wciąż bardzo dogodnie usytuowanym względem centrum konferencyjnego hotelem. Zmiana pociągnęła za sobą jednak również pewną niedogodność logistyczną. Hotel znajdował się przy samej autostradzie Sheikh Zayed Road, przez co nie było wystarczająco dużo miejsca na to by zrobić porządny podjazd. Bardzo wąski podjazd oznaczał znaczne utrudnienia w załadowaniu do osiemdziesięciu terenówek blisko pięciuset gości i szybkim wysłaniu ich na pustynię. To oznaczało opóźnienie względem pierwotnego planu. Nie mogliśmy ingerować w program konferencji której nie organizowaliśmy, a harmonogram wieczoru został już ułożony, i wszystkie usługi z nim związane pozamawiane zostały na konkretną godzinę. Na tym etapie bardzo ciężko było go zmienić. Część ta dotyczyła zwłaszcza elementów rozrywkowych wieczoru, ponieważ w planach był również pokaz fajerwerków. Na taki pokaz w miejscu gdzie organizowana była kolacja należy uzyskać od różnych instytucji cały szereg pozwoleń, wydawanych na konkretną godzinę, włączając w to obecność na miejscu wozu strażackiego. Ponowne wyrobienie wszystkich pozwoleń byłoby nie tylko czasochłonne i pracochłonne, ale wiązało by się z koniecznością ponownego ich opłacenia. Innymi słowy przesunięcie godziny rozpoczęcia ceremonii byłoby uciążliwe już z powodów formalnych. O ile jednak było wciąż możliwe, to pojawił się jeden problem. W programie był również przystanek na podziwianie zachodu słońca. A zachód słońca to jedyny punkt programu, którego nie możemy przesunąć. Chociaż kiedyś ku zdziwieniu swojego klienta obiecałem mu że wykonam odpowiedni telefon i spróbuję tego dokonać, był to raczej rodzaj próby kiepskiego żartu. Program wydarzenia brał pod uwagę możliwości załadunku pasażerów z łatwo dostępnego, rozległego parkingu poprzedniego hotelu i przewidywał na to dwadzieścia minut. Zrobienie tego w dwadzieścia minut z podjazdu hotelu Conrad wydawał się wyzwaniem niemożliwym do realizacji. Dlatego też tego popołudnia wychodząc z biura kiedy przechodziłem koło biurka koleżanki organizującej to wydarzenie powiedziała mi z zatroskaną miną że dwadzieścia minut byłoby idealne, ale zdaje sobie sprawę z tego jak się sprawy mają i jeżeli uda się nam to zrobić w trzydzieści albo czterdzieści minut to może aż tak bardzo nie zakłóci planu wieczoru. Z nieco udawaną pewnością siebie, ale też przepełnioną wewnętrznym spokojem stanowczością zapewniłem ją że wszyscy goście będą w drodze na pustynię po dwudziestu minutach. Dzięki optymalizacji zasobów, ergonomicznej organizacji i wspaniałej pracy całego zespołu zrobiliśmy to w osiemnaście minut. Wysłaliśmy czterysta osiemdziesiąt osób stłoczonych przy jednym wąskim przejściu, w osiemdziesięciu samochodach terenowych, z podjazdu mieszczącego sześć samochodów jednocześnie, stale uzupełniając samochody na przemian z parkingu podziemnego oraz parkingu hotelu obok w osiemnaście minut. Ten wieczór szybko obrósł legendą i przesunął granicę definicji rzeczy możliwych nieco dalej.

Dlatego teraz stoję przed jednym z największych wyzwań swojej kariery. Na jego złożoność ma wpływ kilka czynników. Ilość osób. Jeżeli chodzi o przewożenie ludzi, oczywistym jest że im większa ich ilość tym możliwości ich transportu stają się bardziej ograniczone i złożone pod kątem zasobów. Lokalizacja miejsca wydarzenia. Sam fakt że kolacja odbywa się na wyspie wprowadza kolejne ograniczenie. Transport lądowy na miejsce odpada, ponieważ na wyspę nie prowadzi żaden most. Helikopter czy hydroplan odpada ze względu na koszty. Poza tym odpowiednią ilość helikopterów do przetransportowania pięciuset osób mogłoby dostarczyć jedynie wojsko. Pozostaje transport morski. I tu też nie jest łatwiej. Ignorując na chwilę pozostałe problemy, to obszar przy linii brzegowej to wody terytorialne Zjednoczonych Emiratów Arabskich, co powoduje że wszyscy pasażerowie podlegają jurysdykcji straży przybrzeżnej tego kraju. Teraz ignorując fakt że wszyscy muszą mieć przy sobie dokumenty na wypadek wylegitymowania ich przez tą straż przybrzeżną pojawia się kolejny problem. Po wpłynięciu na archipelag The World Islands opuszczamy wody terytorialne ZEA, ponieważ jest to teren prywatny. Teren prywatny jest własnością Nakheel, firmy która budowała w Dubaju zarówno palmy jak i World Islands. Potrzebujemy pisemne pozwolenie na wpłynięcie na ich prywatne wody. Kolejną przeszkodą jest dobranie odpowiedniego środka transportu, w naszym wypadku ograniczonego do łodzi. Odpowiednią pojemność może dać kombinacja wypożyczonych jachtów. Niemniej jednak pomysł ten odpada ze względu na stratosferyczne koszty czarteru tych jednostek, płatne za każdą godzinę postoju w trakcie kolacji, gdzie również pojawia się problem gdzie by miały zostać zacumowane? Wyspę Lebanon stale obsługują prywatne łodzie właściciela wyspy, natomiast jest ich zbyt mało, a i tak mieszczą jedynie dwanaście osób. Jest to wysoce nieefektywna opcja. Dodatkowym wyzwaniem jest fakt, że na organizację mamy niespełna dwa tygodnie. Z taką ilością czasu nawet przejście biurokracji do uzyskania niezbędnych pozwoleń graniczy z cudem. Po wewnętrznym spotkaniu zespołu i burzy mózgów jasno ustalamy już zadania, a by móc skupić się na wybranych problemach. Zostaję ze swoją zagadką logistyczną sam, a wieczorem mam okazję nieco się zrelaksować, ponieważ zabieram Toma na inspekcję naszego obozu na pustyni gdzie ma się odbyć jedna z kolacji. Po załatwieniu części profesjonalnej odchodzimy nieco od tematów zawodowych, postanawiamy nieco wyluzować i napić się piwa. Potem, żeby zwieńczyć wieczór jak prawdziwi mężczyźni postanawiamy zrobić sobie tatuaże niczym członkowie gangu motocyklowego. Z tymi małymi różnicami, że nasze tatuaże są zrobione henną przez sympatyczną panią i za kilka dni nie będzie po nich śladu, a zamiast groźnego logo gangu z trupią czachą tatuujemy sobie w języku arabskim imiona naszych żon. Tom jest bardzo zadowolony z obozu i poziomu obsługi. Tą częścią eventu zajmuje się Yun. Opowiadam o eventach które organizowaliśmy w tym obozie, o strukturach które możemy wznieść, o elementach rozrywkowych które możemy zaproponować i które pasują do atmosfery i klimatu tego miejsca. Spuszczam zasłonę milczenia na ostatni event organizowany w tym miejscu przez Yun przy którym jej pomagałem. Tego wieczoru gościliśmy siedmiuset osobową grupę właścicieli butików pewnej znanej marki odzieżowej z osobami towarzyszącymi. Wśród klientów dominowały osoby z Korei, Japonii oraz Hong Kongu. W pierwszej części wieczoru wszystko przebiegało zgodnie z planem, ale w drugiej goście zdawali się mieć niesamowitą determinację w potwierdzeniu stereotypu według którego Azjaci nie słyną z mocnej głowy do alkoholu. Obsługa obozowiska spędziła większą część wieczoru na podnoszeniu śpiących gości spod stolików koktajlowych, sprzątaniu ich wymiocin oraz próbami zaprowadzenia ich do terenówek… z których znów musieli sprzątać ich wymiociny. Swoistą wisienką na torcie tego eventu był pewien zakulisowy incydent o którym klienci nigdy się nie dowiedzieli. Jednego z przewodników pustynnych użądlił skorpion. Trafił w miejsce, w którym plecy tracą swą szlachetną nazwę. Choć cała sytuacja brzmi dosyć komicznie, to jednak nie obyło się bez wizyty w szpitalu i przypisaniu silnych środków przeciwbólowych. W każdym razie tego wieczoru Yun przybyło nieco siwych włosów. Natomiast nasz wieczór dla odmiany upływa bardzo przyjemnie, więc nie niepokoje swojego gościa anegdotami ze wspomnianego eventu modowego. W drodze powrotnej kiedy Tom zajmuje się odpisywaniem na maile, ja znów wracam do rozwiązywania swojej zagadki. W końcu wpadam na pewien pomysł. Ma bardzo dużo luźnych elementów które mogą się nie udać, ale przynajmniej pozwoli zmienić status sprawy z niemożliwy do wykonania, na bardzo trudny do wykonania.

- Użyjemy promów transportu publicznego RTA – przedstawiam swój pomysł Wilmie i Yun. Plan jest bardzo wstępny. Poza dokładną inspekcją miejsc cumowania, w tym również pod kątem odpowiedniej szerokości kanałów dostępowych jak i głębokości wody, uzyskaniem akceptacji i pozwoleń od straży przybrzeżnej i Nakheel, wyznaczeniem trasy, i innymi rozważaniami natury organizacyjnej pozostaje oczywiście jeszcze jeden problem. Są nim same promy, a raczej instytucja która je wykorzystuje. RTA, czyli Road and Transport Authority to spółka zarządzająca transportem publicznym w Dubaju. Jest to firma państwowa, co sprawia że identyfikacja oraz następnie nawiązanie bezpośredniego kontaktu z osobą decyzyjną graniczy niemal z cudem. Zegar tyka, więc wszelkie ewentualne ustalenia trzeba będzie poczynić w czasie redefiniującym pojęcie ekspresowo. A tego rodzaju instytucje nie są znane z szybkości w działaniu i podejmowaniu decyzji. Zanim jednak poczyni się choćby wstępne ustalenia, warto sprawdzić pomysł pod kątem możliwości jego wykonania. Muszę znaleźć sposób żeby sprawdzić ile maksymalnie promów możemy użyć, jaka jest maksymalna liczba pasażerów jaką możemy zabrać, ile czasu potrzebują aby dopłynąć na wyspę i jakie mają ograniczenia w poruszaniu się. Na chwilę obecną nawet nie myślę o kwestii ceny. Nawet jeżeli ta ostatnia okaże się zaporowa, to zwlekanie z organizacją do ostatniej chwili postawiło nas pod ścianą. Ale po kolei. Zaczynam przeszukiwać swoją bazę kontaktów. Jestem pewien że spośród ponad tysiąca osób, które mam zapisane w książce telefonicznej znajdzie się osoba, która zna osobę która może mi pomóc. I rzeczywiście się nie mylę. Kilkanaście miesięcy wcześniej pracując przy największym projekcie incentive na Bliskim Wschodzie korzystaliśmy z łodzi należącej do RTA w celu wahadłowego przemieszczania personelu naszego oraz klienta pomiędzy poszczególnymi łodziami – restauracjami dhow zacumowanymi w kanale Dubai Creek. Znajduję kontakt do skippera łodzi. Skipper przekazuje mi kontakt do osoby z RTA, która odpowiadała za łódź. Osoba ta już nie pracuje w RTA, ale podaje mi numer do innej. Tego numeru już nikt nie odbiera i trop się urywa. Niespecjalnie jest czas żeby czekać i próbować dalej, stąd muszę sięgnąć po asa z rękawa. Asem jest mój człowiek od zadań specjalnych. Khalifę poznałem rok wcześniej przy okazji organizacji pustynnego safari dla jednego z naszych stałych klientów z USA. Zdziwił mnie niezmiernie i zaintrygował widok wysokiego, wysportowanego mężczyzny z nienagannie przystrzyżoną brodą w khandurze, wykonującego zadania koordynatora na pierwszej linii frontu. O dziwo o istnieniu Khalify w firmie wiedziało jedynie kilka osób, ponieważ jego obecność w pracy należała raczej do rzadkości. Jak się później okazało Khalifa miał też drugą pracę, a raczej może należałoby ją nazwać pierwszą, ze względu na to że ważniejszą. Mimo stosunkowo młodego wieku służył w randze oficera w oddziale specjalnym komandosów armii ZEA. Szczegóły owiewała jednak mgiełka tajemnicy a znalezienie go w pracy graniczyło z cudem, przy czym należy podkreślić że każda jego nieobecność była usprawiedliwiona służbą. Zawsze dobrze się dogadywaliśmy i na całe szczęście stałem się jedną z dwóch osób w firmie, które znalazły się w posiadaniu jego prywatnego numeru telefonu. Khalifa stał się moim człowiekiem od zadań specjalnych i zwracałem się do niego w sprawach delikatnych i wymagających kontaktu z miejscowym rządem. Starałem się nie nadużywać tej znajomości i oszczędzać proszenie o przysługi do sytuacji naprawdę nadzwyczajnych. Ale jak już wcześniej wspomniałem projekt wisiał na włosku, stąd po krótkim namyśle wybrałem numer. Khalifa swoim zwyczajem nie odebrał, ale oddzwonił po kilku godzinach. Sympatycznym miejscowym zwyczajem, zanim przeszliśmy do rzeczy rozmawialiśmy o tym co u nas słychać przez prawie dziesięć minut. Dziesięć minut które naprawdę się dłużą, kiedy jest się przytłoczonym pracą. W końcu Khalifa powiedział że wykona kilka telefonów i się odezwie. Po kolejnych kilku godzinach odebrałem telefon od kapitana Kunisa, który zajmuje się flotą statków w gestii RTA. Zawsze mnie zadziwiała łatwość z jaką Khalifa znajduje odpowiednią osobę w tak krótkim czasie. Bez odpowiednich znajomości uzyskanie tego kontaktu drogą oficjalną zajęłoby dni, albo co bardziej prawdopodobne tygodnie. My mamy już niewiele ponad tydzień na realizację, więc nie narzekam. Kapitan Kunis jest bardzo rzeczowy i profesjonalny, nakreślam mu sytuację i dowiaduje się że zwolnić do czarteru mogą teoretycznie cztery promy, natomiast jest jeszcze jeden który właśnie przechodzi serwis i być może uda się go zwolnić za kilka dni. Każdy z nich pomieści maksymalnie stu gości. Na mojej twarzy pojawia się uśmiech. Jeżeli uda nam się wyczarterować pięć promów, to nie będziemy musieli robić wahadła, które opóźniłoby cały proces. Kapitan Kunis wspomina że będzie również musiał wysłać jeden z promów na próbne przepłynięcie trasy i sprawdzenie doku na wyspie, żeby potwierdzić że to możliwe. Jesteśmy w kontakcie. Mam już w ręku coś konkretnego, więc przedstawiam pomysł klientowi. Hadi i Tom cieszą się że być może udało się rozwiązać problem. Następnego dnia kapitan Kunis oddzwania, potwierdzając że operacja jest możliwa do wykonania. Rozmawiamy o wysłaniu promów ze stacji RTA w Al Ghubaiba. Dotarcie do tej lokalizacji wieczorową porą jest koszmarne ze względu na korki, zwłaszcza że do przemieszczenia takiej grupy potrzebujemy trzynastu autokarów. O parkingu można zapomnieć, a problemem jest także znalezienie miejsca żeby w okolicy wysadzić taką ilość ludzi z kilkunastu autokarów. Ale jeden problem na raz, i tak poczyniliśmy duży krok do przodu. Tom i Amanda zatrzymali się w JW Marriott Marquis, najwyższym w tym czasie hotelu na świecie. Prymat pierwszeństwa na liście przejął od Rose Rahyaan Rotana, które wyprzedziło hotel Burj Al Arab. Za kilka lat JW Marriott Marquis sam zostanie wyprzedzony przez Hotel Gevora, który będzie od niego wyższy o półtora metra. Ciekawostką jest że wspólną cechą wszystkich wymienionych najwyższych hoteli świata jest to, że znajdują się w Dubaju. Co jednak istotniejsze z praktycznego punktu widzenia, ich hotel znajduje się tuż obok naszego biura i aby się do niego dostać wystarczy przejść przez wspólny parking. Wracając przez wspomniany parking postanawiam nie iść bezpośrednio do biura tylko po kawę do kawiarni w budynku obok. Wychodząc już z kubkiem napoju w dłoni spotykam naszą księgową Whinney, która robi sobie akurat przerwę na papierosa. Whinney jest istną skarbnicą wiedzy o tym co aktualnie dzieje się w biurze, ponieważ ma regularny kontakt z nami wszystkimi kiedy po skończonym projekcie przychodzimy do niej zamykać budżet i rozliczać wszelkie wydatki. Stoimy i rozmawiamy chwilę kiedy mój wzrok zatrzymuje się na nowo otwartym wiadukcie, który przez ostatni rok zaburzał cały okoliczny ruch. Wiadukt przenosi autostradę Sheikh Zayed Road nad nowo wybudowanym kanałem, który łączy Dubai Creek z morzem od drugiej strony. Niesamowitym przedsięwzięciem logistycznym było już samo przekopanie tego kanału pod autostradą, ale zanim tego dokonano zbudowano nad nią wiadukt bez jej zamykania, aby następnie przekierować tam ruch do wykopania samego kanału. Biorąc pod uwagę że mówimy o głównej arterii komunikacyjnej miasta z sześcioma pasami ruchu w każdą stronę, przedsięwzięcie to robi wrażenie. Kanał nie został jeszcze oficjalnie otwarty a jego wybrzeża wykończone i zagospodarowane. Niemniej jednak kanał znajdował się przy samym hotelu JW Marriott Marquis i miał ujście do morza. Po przejściu kilkudziesięciu metrów zobaczyłem to czego szukałem. Przy nabrzeżu znajdowały się ledwo co ukończone przystanie stanowiące stacje dla statków RTA, po jednej na każdej stronie. Oceniłem odległość na około sto pięćdziesiąt metrów, co przy w miarę chłodnych temperaturach grudniowych pozwalało na przejście z hotelu do przystani na piechotę. Pozwoliłoby to na rezygnację z transportu autokarem w celu dostania się na prom, znaczne skrócenie czasu i oczywiście zmniejszenie kosztów samego transportu. Pewne wyzwanie stanowiła stacja powrotna, ponieważ znajdowała się po drugiej stronie kanału. Rozwiązaniem dla tego wyzwania było przejście wiaduktem, do którego prowadziły wąskie i wysokie schody, z opcją skorzystania z wind dla osób o ograniczonej mobilności. Rozwiązanie dalekie od idealnego dla tak licznej grupy, ale i tak świetne w porównaniu z alternatywami jakie mieliśmy. Po powrocie do biura zadzwoniłem do kapitana Kunisa, który stwierdził że to wykonalne. Niemniej musiał jeszcze to oficjalnie potwierdzić z przełożonymi. Po godzinie miałem już szkic planu logistycznego z listą niezbędnych zasobów, dokładnie wyliczonym harmonogramem oraz mapkami sytuacyjnymi do przedstawienia klientom do ich akceptacji. Akceptacja oczywiście była natychmiastowa, a na twarzy Hadiego widać było ulgę. Końcowe ustalenia z kapitanem Kunisem okazały się czystą formalnością. Niemożliwe stało się faktem. W kilka dni udało się opracować i sfinalizować sprawę. Mieliśmy plan działania i byliśmy gotowi do realizacji. Plan wykonałem w dwóch wariantach, do wyboru w zależności od tego czy będziemy mieli cztery czy pięć promów do dyspozycji. Mieliśmy trochę szczęścia ponieważ okazało się że piąty prom wrócił do floty na czas. W wieczór kolacji wszystko było zapięte na ostatni guzik. Jednym z najtrudniejszych aspektów pracy event managera jest to że w niektórych aspektach projektu należy zaufać kontrahentom i podwykonawcom. O ile opinie na temat współpracy z RTA nie zachęcały w żadnym wymiarze do optymizmu, to Kapitan Kunis jednak nie zawiódł. Promy przypłynęły wzorowo na czas, a turnover pomiędzy nimi wykonany był bardzo profesjonalnie. Goście wychodzili specjalnie do tego celu otwartym tylnym wyjściem z hotelu, prowadzeni przez sieć specjalnie w tym celu zatrudnionych hostess. Do najbardziej odpowiedzialnej funkcji zliczania i wpuszczania na pokład gości wybrałem Yaganę. Ta hostessa z Iranu zaimponowała mi swoją punktualnością, słownością i poziomem profesjonalizmu. Najbardziej imponujący był jednak fakt, że w dniu eventu miała skończone szesnaście lat, a pracować w tym wieku mogła jedynie dzięki specjalnemu dokumentowi sporządzonemu przez jej matkę, która była prawniczką. Co ciekawe, nie była to wcale jej pierwsza praca. Tę również wykonała wzorowo. Stałem i patrzyłem z satysfakcją jak kilkaset osób płynnie przemieszcza się nabrzeżem na odcinku między hotelem a przystanią, znika we wnętrzach kolejnych promów i odpływa w stronę czekającej na nich ekskluzywnej kolacji na jednej z wysp World Islands. Na nabrzeżu zauważyłem elegancko ubranego na czarno mężczyznę po pięćdziesiątce. On również mnie zauważył. Skinąłem mu i skierowałem swoje kroki w jego kierunku. Nie musieliśmy się sobie przedstawiać. Stał przede mną kapitan Kunis. Uścisnąwszy mu rękę zdałem sobie sprawę że zorganizowaliśmy takie przedsięwzięcie logistyczne w kilka dni, rozmawiając wyłącznie przez telefon bez ani jednego spotkania twarzą w twarz. Dubaj po raz kolejny udowodnił mi że nie ma rzeczy niemożliwych.